¿Qué revisa la UGPP en una empresa?

Cuando una empresa recibe una comunicación de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), una de las primeras preguntas suele ser: ¿qué nos van a revisar?

 

La fiscalización no se limita a comprobar si existen planillas PILA pagadas. La entidad puede analizar la información necesaria para determinar si los aportes al Sistema de la Protección Social fueron liquidados y pagados de manera adecuada, completa y oportuna.

 

Esto puede implicar contrastar información laboral, contable, contractual y de seguridad social.

 

Por eso, prepararse para una eventual fiscalización requiere mirar la empresa de manera integral.

 

1. La nómina de los trabajadores

La nómina es uno de los principales puntos de análisis porque permite identificar qué recibió realmente cada trabajador.

Pueden resultar relevantes conceptos como:

• Salario básico.
• Horas extras y recargos.
• Comisiones.
• Bonificaciones.
• Incentivos.
• Auxilios.
• Vacaciones.
• Incapacidades.
• Otros pagos o beneficios.

La finalidad es establecer si estos conceptos recibieron el tratamiento correcto para efectos de los aportes.

 

2. El Ingreso Base de Cotización (IBC)

No basta con haber realizado aportes. También es necesario determinar si fueron calculados sobre la base correcta.

 

La UGPP puede revisar si el IBC utilizado corresponde a la remuneración y a las circunstancias de cada trabajador.

 

Un IBC inferior al que legalmente correspondía puede generar diferencias en los aportes.

 

3. Los pagos salariales y no salariales

Este es uno de los temas que requiere especial cuidado.

 

Las empresas pueden otorgar bonificaciones, auxilios, incentivos y otros beneficios que tienen diferentes tratamientos laborales.

 

Sin embargo, el nombre utilizado en la nómina no determina por sí mismo la naturaleza del pago.

 

Un concepto denominado “auxilio no salarial” no queda automáticamente excluido de la base de cotización.

 

Por eso deben revisarse su finalidad, periodicidad, condiciones de reconocimiento, documentación y las reglas legales aplicables.

 

4. Las planillas PILA

La UGPP puede contrastar la información de la empresa con los aportes efectivamente reportados mediante la PILA.

 

Pueden revisarse aspectos como:

• Periodos cotizados.
• Valores pagados.
• IBC reportado.
• Días de cotización.
• Ingresos y retiros.
• Novedades.
• Correcciones realizadas.

La información debería guardar coherencia con la nómina y los demás registros empresariales.

 

5. La contabilidad

Una fiscalización también puede involucrar información contable.

 

Los registros permiten identificar pagos relacionados con trabajadores, contratistas y otros conceptos que eventualmente pueden tener incidencia en los aportes.

 

Por eso resulta fundamental que exista coherencia entre:

Nómina → Contabilidad → IBC → PILA → Pago

 

Si aparecen diferencias importantes entre estas fuentes, la empresa debe estar en capacidad de explicarlas y documentarlas.

 

6. Los contratos laborales

Los contratos ayudan a determinar las condiciones bajo las cuales fueron vinculados los trabajadores.

 

Pueden resultar relevantes:

• Tipo de contrato.
• Salario pactado.
• Forma de remuneración.
• Beneficios.
• Bonificaciones.
• Modificaciones contractuales.
• Cambios salariales.
• Otrosíes.

El contrato debe coincidir con la realidad de la relación laboral y con la forma en que posteriormente se realizan los pagos.

 

7. Las novedades laborales

Durante la relación laboral pueden presentarse situaciones que modifican la nómina o los aportes.

 

Por ejemplo:

• Incapacidades.
• Vacaciones.
• Licencias.
• Suspensiones.
• Ingresos.
• Retiros.
• Variaciones salariales.

Estas novedades deben estar correctamente soportadas y reflejarse de manera coherente en los sistemas correspondientes.

 

8. Las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social

También puede verificarse el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la afiliación y los aportes correspondientes a los diferentes componentes del sistema.

 

Dependiendo del caso, esto puede involucrar:

• Salud.
• Pensión.
• Riesgos laborales.
• Cajas de compensación familiar.
• SENA e ICBF cuando sean aplicables.

No todas las obligaciones son idénticas para todas las empresas o trabajadores, por lo que cada situación debe analizarse conforme a la normativa vigente.

 

9. La clasificación del riesgo laboral

La correcta gestión de los aportes a riesgos laborales también merece atención.

 

La actividad desarrollada y las condiciones aplicables al trabajador deben corresponder con la clasificación utilizada para efectuar los aportes.

 

Una clasificación incorrecta puede producir diferencias en los valores pagados.

 

10. Los contratistas y prestadores de servicios

La documentación relacionada con trabajadores independientes también puede ser relevante dentro de una revisión.

 

La empresa debería mantener organizados, según corresponda:

• Contratos de prestación de servicios.
• Facturas o cuentas de cobro.
• Soportes relacionados con aportes.
• Comprobantes de pago.
• Información sobre la ejecución del contrato.

Además, es importante que la realidad de la relación corresponda al modelo contractual utilizado.

 

Un contrato denominado “prestación de servicios” no debería utilizarse simplemente para sustituir una relación que, en la práctica, reúne características propias de un vínculo laboral.

 

11. Los aportes parafiscales

Dependiendo de las características de la empresa y de las reglas aplicables, también pueden revisarse las obligaciones relacionadas con aportes parafiscales.

 

Esto hace necesario comprobar tanto la base utilizada como las posibles exoneraciones o tratamientos especiales que la organización esté aplicando.

 

Una exoneración utilizada incorrectamente puede generar diferencias acumuladas durante varios periodos.

 

12. Los soportes documentales

Una empresa puede considerar que realizó correctamente sus aportes, pero debe poder demostrarlo.

 

Durante una fiscalización pueden resultar fundamentales documentos como:

• Contratos.
• Nóminas.
• Planillas PILA.
• Comprobantes de pago.
• Registros contables.
• Políticas de remuneración.
• Soportes de novedades.
• Documentación relacionada con bonificaciones y auxilios.
• Información de contratistas.

La ausencia de soportes puede dificultar considerablemente la explicación de una operación realizada años atrás.

 

13. La coherencia entre diferentes fuentes de información

Uno de los aspectos más importantes de una fiscalización moderna es la posibilidad de contrastar información.

 

Por eso, una empresa debería preguntarse:

• ¿Lo que muestran nuestros contratos coincide con la nómina?
• ¿La nómina coincide con la contabilidad?
• ¿La contabilidad es coherente con lo reportado en PILA?
• ¿Podemos explicar cualquier diferencia?

No toda diferencia significa automáticamente que exista un incumplimiento, pero sí puede requerir una explicación sustentada.

 

¿Qué errores pueden generar mayor riesgo?

Entre las situaciones que deberían revisarse preventivamente se encuentran:

• Trabajadores omitidos.
• IBC calculados incorrectamente.
• Pagos salariales tratados como no salariales.
• Horas extras o comisiones excluidas indebidamente.
• Novedades mal reportadas.
• Diferencias entre nómina y PILA.
• Aportes realizados fuera de las condiciones correspondientes.
• Falta de documentación.
• Errores repetidos durante varios periodos.

El problema de un error recurrente es que puede multiplicarse por el número de trabajadores y meses afectados.

 

¿La UGPP puede pedir información de años anteriores?

Una fiscalización puede involucrar periodos anteriores dentro del marco de las facultades legales de la entidad.

 

Por esta razón, la empresa no debería depender únicamente de la información disponible en su software actual.

 

Debe existir una política adecuada de conservación que permita recuperar documentación histórica cuando sea necesaria.

 

¿Una fiscalización significa que la empresa será sancionada?

No. La fiscalización busca determinar si las obligaciones fueron cumplidas correctamente. Durante el procedimiento pueden existir diferencias que la empresa tenga la posibilidad de explicar o controvertir mediante documentación y argumentos.

 

Por eso es importante distinguir entre una revisión de la UGPP y una obligación o sanción que ya haya quedado definitivamente establecida.

 

¿Cómo prepararse antes de una fiscalización?

Una auditoría preventiva puede comenzar revisando cinco grandes bloques:

• Nómina y conceptos de remuneración.
• IBC y aportes realizados.
• Contabilidad.
• Contratistas.
• Documentación de respaldo.

Posteriormente deberían conciliarse los resultados para detectar inconsistencias.

 

Este ejercicio permite identificar problemas antes de recibir un requerimiento y establecer las correcciones o medidas preventivas que correspondan.

 

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En Bekar Consultores acompañamos a las empresas en la revisión de nómina, seguridad social, aportes parafiscales, contratistas y documentación relacionada con procesos de fiscalización de la UGPP.

 

Si tu empresa nunca ha realizado una revisión integral de sus aportes, una auditoría preventiva puede ayudar a detectar inconsistencias que llevan meses o incluso años repitiéndose.

 

La pregunta no debería ser únicamente si la empresa está pagando seguridad social. También debe preguntarse si puede demostrar que está pagando correctamente.