Cambios recientes en la fiscalización de aportes parafiscales: lo que empresas e independientes deben conocer

La fiscalización de los aportes al Sistema de la Protección Social continúa evolucionando en Colombia.

 

Para empresas y trabajadores independientes, esto significa que cumplir ya no debe entenderse simplemente como pagar una planilla cada mes. La correcta determinación del Ingreso Base de Cotización (IBC), la coherencia de la información y la existencia de soportes adecuados son fundamentales para enfrentar una eventual revisión de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP).

 

Además, durante 2025 y 2026 se han presentado cambios normativos y operativos que hacen conveniente revisar la forma en que empresas e independientes administran sus aportes.

 

¿Qué fiscaliza la UGPP?

La UGPP tiene entre sus funciones verificar la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales del Sistema de la Protección Social.

 

En una fiscalización pueden analizarse, dependiendo del tipo de aportante:

• Aportes a salud.
• Aportes a pensión.
• Riesgos laborales.
• Cajas de compensación familiar.
• SENA e ICBF cuando correspondan.
• Ingreso Base de Cotización.
• Pagos salariales y no salariales.
• Ingresos y costos de trabajadores independientes.

El objetivo es determinar si las obligaciones fueron calculadas y pagadas correctamente.

 

La fiscalización continúa concentrándose fuertemente en los independientes

Una señal importante puede observarse en las cifras recientes de la propia UGPP.

 

Durante 2025, la entidad informó que inició 2.316 procesos de fiscalización de aportes parafiscales. De ellos, 175 estuvieron dirigidos a empleadores y 2.141 al segmento de trabajadores independientes.

 

Esto demuestra la importancia que ha adquirido la revisión de las obligaciones de los independientes.

 

Profesionales, consultores, contratistas, freelancers y personas que desarrollan actividades por cuenta propia deberían prestar especial atención a la forma en que determinan sus aportes.

 

Cambio importante en 2026 para determinados trabajadores independientes

Uno de los cambios recientes más relevantes llegó con el Decreto 379 de 2026.

 

La norma actualizó el procedimiento para la liquidación de aportes de:

• Trabajadores independientes por cuenta propia.
• Independientes con contratos diferentes a prestación de servicios personales.

El procedimiento parte de determinar el ingreso bruto y posteriormente establecer los costos asociados a la actividad económica conforme a las reglas aplicables o utilizar el esquema de presunción de costos establecido para estos efectos.

 

Después de determinar el ingreso correspondiente, se calculan los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

 

Esto hace especialmente importante distinguir qué tipo de trabajador independiente es la persona y cuál es la naturaleza de sus ingresos.

 

Los costos utilizados por el independiente pueden ser revisados

Este es uno de los aspectos más importantes desde el punto de vista de fiscalización.

 

Cuando un independiente utiliza costos asociados a su actividad para determinar su ingreso neto, debe estar en capacidad de demostrar que esos costos existen y cumplen las condiciones aplicables.

 

La UGPP puede solicitar los soportes utilizados para determinar ese ingreso.

 

Por eso, ya no debería verse la documentación de los costos únicamente como un asunto contable o tributario.

 

También puede tener consecuencias sobre la determinación de los aportes a seguridad social.

 

¿Qué ocurre si el independiente no puede demostrar los costos?

Este punto merece especial atención.

 

Cuando el aportante no cuenta con los soportes de los costos utilizados para determinar el ingreso neto, la regulación permite que la UGPP aplique el coeficiente de costos establecido para la actividad económica correspondiente.

 

Esto puede generar diferencias frente al cálculo que originalmente realizó el independiente.

 

Por eso, utilizar costos sin conservar la documentación que los respalda puede convertirse en un riesgo durante una fiscalización.

 

La actividad económica reportada adquiere mayor relevancia

La actividad económica también puede tener efectos importantes.

 

Cuando sea necesario aplicar el esquema de presunción de costos, la actividad principal reportada por el aportante puede convertirse en un elemento relevante para determinar el coeficiente correspondiente.

 

Esto hace recomendable mantener coherencia entre:

• La actividad realmente desarrollada.
• La información tributaria.
• Los ingresos obtenidos.
• Los costos asociados.
• El cálculo utilizado para seguridad social.

Las inconsistencias entre estas fuentes pueden requerir posteriormente explicaciones y soportes.

 

Más información disponible significa mayor capacidad de contraste
La fiscalización actual debe entenderse dentro de un entorno cada vez más basado en información.

 

Empresas e independientes generan permanentemente datos a través de diferentes sistemas:

• PILA.
• Nómina.
• Contabilidad.
• Facturación.
• Declaraciones tributarias.
• Contratos.
• Información financiera.

Esto permite realizar análisis y contrastes que pueden revelar diferencias entre los ingresos, los pagos efectuados y los aportes realizados.

 

Por eso, el cumplimiento debe analizarse integralmente.

 

Para las empresas, la nómina continúa siendo un punto crítico
Aunque una parte importante de las actuaciones recientes se ha concentrado en independientes, los empleadores siguen sujetos a fiscalización.

 

En una empresa pueden resultar especialmente relevantes aspectos como:

• Salarios.
• Horas extras.
• Comisiones.
• Bonificaciones.
• Auxilios.
• Pagos no salariales.
• Novedades laborales.
• Contratistas.
• Clasificación de riesgos.
• Bases utilizadas en PILA.

Uno de los principales riesgos aparece cuando la información de nómina no coincide con la utilizada para determinar los aportes.

 

Los pagos no salariales siguen requiriendo especial cuidado

Los acuerdos mediante los cuales determinados pagos son considerados no salariales deben cumplir las condiciones legales aplicables.

 

No es suficiente cambiar el nombre de un concepto.

 

Bonificaciones, auxilios, incentivos y beneficios deben analizarse según su verdadera naturaleza y teniendo en cuenta las reglas aplicables para determinar el IBC.

 

Una estructura de compensación que lleva varios años funcionando sin revisión puede contener riesgos que se repiten mes tras mes.

 

Los requerimientos de información son cada vez más importantes

Cuando la UGPP inicia una fiscalización puede solicitar información detallada al aportante.

 

Dependiendo del caso, pueden requerirse documentos como:

• Nóminas.
• Contratos.
• Planillas PILA.
• Información contable.
• Soportes de pagos.
• Información de trabajadores.
• Documentación de contratistas.
• Soportes relacionados con ingresos y costos.

La información debe prepararse conforme a las características solicitadas por la entidad.

 

No entregar la documentación, hacerlo parcialmente o incumplir las condiciones establecidas puede generar consecuencias adicionales.

 

Digitalizar no significa simplemente escanear documentos

Las empresas deberían aprovechar estos cambios para mejorar su gestión documental.

 

Una fiscalización puede involucrar información correspondiente a múltiples periodos y trabajadores.

 

Por eso debería ser posible reconstruir fácilmente:

Contrato → Nómina → Contabilidad → IBC → PILA → Pago

 

En el caso de determinados independientes:

Contrato o actividad → Ingreso → Costos → Ingreso neto → IBC → PILA → Pago

 

Esta trazabilidad facilita considerablemente la respuesta ante una revisión.

 

¿Qué deberían revisar las empresas en 2026?

Una revisión preventiva debería incluir, entre otros aspectos:

• Conciliación entre nómina y PILA.
• Conceptos salariales y no salariales.
• Bonificaciones y auxilios.
• Horas extras y comisiones.
• Novedades laborales.
• Afiliaciones.
• Contratistas.
• Clasificación de riesgos.
• Soportes documentales.
• Información contable relacionada con personal.

No es necesario esperar una comunicación de la UGPP para realizar este análisis.

 

¿Qué deberían revisar los trabajadores independientes?

Para los independientes resulta especialmente recomendable verificar:

• Tipo de actividad desarrollada.
• Naturaleza de los contratos.
• Ingresos obtenidos.
• IBC utilizado.
• Costos aplicados cuando corresponda.
• Soportes de esos costos.
• Actividad económica reportada.
• Planillas PILA pagadas.
• Existencia de múltiples contratos o fuentes de ingreso.

El objetivo es comprobar que exista coherencia entre la realidad económica y los aportes realizados.

 

Fiscalización no significa automáticamente sanción

También es importante evitar interpretaciones alarmistas.

 

Recibir un requerimiento de la UGPP no significa automáticamente que exista una sanción o una deuda definitiva.

 

La fiscalización es un procedimiento mediante el cual la entidad busca determinar si las obligaciones fueron cumplidas correctamente.

 

El aportante puede aportar documentación, explicar diferencias y ejercer los mecanismos de defensa previstos por la legislación.

 

Precisamente por eso es fundamental contar con información organizada y asesoría adecuada.

 

El cumplimiento debe revisarse periódicamente

Uno de los principales aprendizajes de los cambios recientes es que la seguridad social no debería gestionarse como un procedimiento automático que se configura una vez y nunca vuelve a revisarse.

 

Cambian:

• Las normas.
• Los trabajadores.
• Los contratos.
• Las estructuras salariales.
• Los ingresos.
• Las actividades económicas.
• Los sistemas de información.

Por eso, empresas e independientes deberían revisar periódicamente sus procedimientos de liquidación y pago.

 

En Bekar Consultores te ayudamos a prepararte frente a los nuevos escenarios de fiscalización

En Bekar Consultores acompañamos a empresas y trabajadores independientes en la revisión de sus obligaciones frente al Sistema de la Protección Social y en la atención de actuaciones adelantadas por la UGPP.

 

Los cambios recientes hacen especialmente importante revisar el IBC, los costos de los independientes, los conceptos de nómina y los documentos que respaldan cada cálculo.

 

Una auditoría preventiva permite detectar inconsistencias antes de que se conviertan en diferencias acumuladas durante una fiscalización.

 

El cumplimiento no consiste únicamente en pagar. También implica calcular correctamente, conservar los soportes y poder demostrar cómo se determinó cada aporte.