Auditoría UGPP paso a paso

Recibir una comunicación de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) puede generar preocupación dentro de cualquier empresa. Nómina, contabilidad, recursos humanos y dirección comienzan a preguntarse qué información será revisada, cuánto tiempo tienen para responder y qué consecuencias podrían existir.

 

Aunque suele hablarse de “auditoría UGPP”, técnicamente se trata de un proceso de fiscalización y determinación de obligaciones, cuyo objetivo es comprobar que los aportes al Sistema de la Protección Social hayan sido liquidados y pagados de manera completa, correcta y oportuna.

 

Atender este proceso con orden, estrategia y acompañamiento especializado puede evitar errores que aumenten las diferencias económicas o debiliten la defensa del aportante.

¿Qué puede revisar la UGPP?

La revisión puede abarcar obligaciones relacionadas con:

• Salud.
• Pensión.
• Riesgos laborales.
• Cajas de compensación familiar.
• SENA e ICBF, cuando corresponda.
• Ingreso Base de Cotización.
• Pagos salariales y no salariales.
• Novedades laborales.
• Aportes de trabajadores dependientes e independientes.

La UGPP puede comparar la información reportada en las planillas PILA con la nómina, la contabilidad, los contratos, las declaraciones tributarias y otros documentos del aportante.

 

Por esta razón, la revisión no debe limitarse a comprobar que exista una planilla pagada. También es necesario verificar que toda la información empresarial sea coherente.

Paso 1. Revisar cuidadosamente la notificación

El primer paso consiste en identificar qué tipo de comunicación recibió la empresa.

 

No es lo mismo recibir:

• Una acción persuasiva.
• Un requerimiento de información.
• Un requerimiento para declarar o corregir.
• Un pliego de cargos.
• Una liquidación oficial.
• Una resolución sancionatoria.

Cada documento corresponde a una etapa diferente y exige actuaciones específicas.

 

También deben identificarse desde el inicio:

• La fecha de notificación.
• El periodo fiscalizado.
• La información solicitada.
• El plazo para responder.
• El canal mediante el cual debe entregarse la documentación.

La UGPP puede iniciar un proceso de fiscalización sin haber enviado previamente una acción persuasiva.

Paso 2. Crear un equipo interno responsable

Una fiscalización de la UGPP no debería ser atendida únicamente por el área de nómina.

 

La propia guía de la entidad indica que en la preparación de la información deben involucrarse las áreas de nómina, contabilidad y sistemas.

 

Dependiendo de la estructura de la empresa, el equipo también puede incluir representantes de:

• Recursos humanos.
• Tesorería.
• Impuestos.
• Área jurídica.
• Seguridad y salud en el trabajo.
• Dirección financiera.

Es recomendable nombrar un responsable que centralice la documentación y controle los plazos.

Paso 3. Delimitar los periodos y trabajadores revisados

Antes de comenzar a recopilar documentos, se debe establecer con claridad:

• Qué meses o años están siendo fiscalizados.
• Cuántos trabajadores estuvieron vinculados.
• Qué contratistas tuvieron relación con la empresa.
• Qué sedes o sucursales deben incluirse.
• Qué conceptos de pago se utilizaron durante esos periodos.

La información debe cubrir todas las dependencias y centros de costos incluidos en el periodo objeto de revisión.

 

Omitir una sede, un grupo de trabajadores o determinados pagos puede hacer que la respuesta sea considerada incompleta.

Paso 4. Reunir la documentación

Entre los documentos que habitualmente pueden resultar necesarios se encuentran:

• Contratos laborales.
• Contratos de prestación de servicios.
• Nóminas detalladas.
• Planillas PILA.
• Comprobantes de pago.
• Libros y auxiliares contables.
• Balances de prueba.
• Certificados de ingresos.
• Políticas de compensación.
• Convenciones o pactos colectivos.
• Reglamentos internos.
• Soportes de incapacidades, vacaciones y licencias.
• Registros de horas extras y recargos.
• Acuerdos sobre pagos no salariales.

No basta con encontrar los archivos. También deben revisarse para detectar contradicciones antes de entregarlos.

Paso 5. Conciliar nómina, contabilidad y PILA

Esta es una de las etapas más importantes.

 

La empresa debe comparar, trabajador por trabajador y periodo por periodo:

• Lo devengado en nómina.
• Lo registrado contablemente.
• Lo reportado en la PILA.
• El IBC utilizado.
• Las novedades informadas.
• Los pagos salariales y no salariales.
• Los aportes efectivamente realizados.

La revisión permite detectar situaciones como:

• Trabajadores incluidos en nómina pero no reportados en PILA.
• Diferencias salariales.
• Bases de cotización inferiores a las correspondientes.
• Días cotizados incorrectos.
• Novedades de ingreso o retiro mal registradas.
• Horas extras o comisiones excluidas.
• Bonificaciones clasificadas incorrectamente.
• Tarifas de riesgos laborales equivocadas.

Lo ideal es preparar una matriz de conciliación que permita explicar cada diferencia.

Paso 6. Analizar la naturaleza de cada pago

Durante una fiscalización, no basta con identificar cuánto se pagó. También debe determinarse por qué se pagó y cuál era su tratamiento laboral.

 

Es necesario analizar conceptos como:

• Bonificaciones.
• Auxilios.
• Comisiones.
• Incentivos.
• Rodamientos.
• Viáticos.
• Alimentación.
• Gastos de representación.
• Premios.
• Beneficios extralegales.

Llamar a un concepto “no salarial” no garantiza que jurídicamente tenga esa condición. Debe evaluarse si remunera directamente el servicio y si su exclusión cumple los requisitos legales.

 

Un concepto mal clasificado puede modificar la base de los aportes de varios meses o años.

Paso 7. Corregir inconsistencias antes de responder

Cuando la revisión interna identifica errores, la empresa debe analizar si resulta procedente:

• Corregir las planillas.
• Pagar diferencias.
• Liquidar intereses.
• Ajustar novedades.
• Preparar una explicación jurídica o contable.
• Aportar documentos que desvirtúen la observación.

No toda diferencia implica necesariamente una deuda. Algunas pueden originarse en errores de registro, cruces incompletos o conceptos debidamente excluidos.

 

Por eso, antes de pagar o aceptar una observación, es necesario realizar un análisis técnico.

Paso 8. Preparar el archivo solicitado por la UGPP

La información no puede enviarse en cualquier formato.

 

La UGPP dispone de especificaciones técnicas y herramientas para preparar y transmitir los datos solicitados. Para empleadores, la guía vigente contempla el diligenciamiento de un formato de pagos a trabajadores, su validación y el envío a través de la plataforma definida por la entidad.

 

La respuesta puede requerir:

• Archivo de nómina con la estructura exigida.
• Relación de conceptos de pago.
• Cuentas contables asociadas.
• Oficio firmado por el representante legal o apoderado.
• Certificación de la información.
• Documentos obligatorios y soportes adicionales.

Antes de radicar, debe comprobarse que los archivos sean legibles, completos y consistentes.

Paso 9. Responder dentro del plazo
El requerimiento de información indica el término concreto dentro del cual debe presentarse la respuesta.

 

No entregar la información, hacerlo de forma incompleta o presentarla sin las condiciones de calidad exigidas puede generar una sanción por no envío de información. La UGPP informa que esta sanción puede alcanzar hasta 15.000 UVT, según las disposiciones aplicables.

 

Además de enviar los archivos, es importante:

• Conservar el número de radicado.
• Descargar el certificado de envío.
• Guardar una copia exacta de todo lo entregado.
• Registrar la fecha y hora de la presentación.

La guía de la entidad recomienda verificar el número de radicación con el que se acredita la respuesta.

Paso 10. Atender el requerimiento para declarar o corregir

Después de analizar la información, la UGPP puede concluir que existen posibles omisiones, mora o inexactitudes.

 

En ese caso, puede expedir un requerimiento para declarar o corregir.

 

El aportante dispone de tres meses desde la notificación para formular objeciones, solicitar pruebas, corregir omisiones o aportar documentos que permitan desvirtuar los hechos planteados.

 

En esta etapa se debe decidir si:

• Se aceptan totalmente las diferencias.
• Se aceptan parcialmente.
• Se controvierten los cálculos.
• Se presentan nuevas pruebas.
• Se corrigen aportes.
• Se discute la sanción propuesta.

La respuesta debe ser técnica, clara y sustentada. Una comunicación genérica difícilmente será suficiente para controvertir los hallazgos.

Paso 11. Revisar la liquidación oficial o resolución sancionatoria

Si las diferencias no son corregidas o las objeciones no son aceptadas, la UGPP puede expedir una liquidación oficial o una resolución sancionatoria.

 

La liquidación oficial es el acto mediante el cual la entidad determina la obligación por concepto de omisión, mora o inexactitud en los aportes.

 

Cuando se recibe este acto, es necesario revisar:

• Los periodos incluidos.
• Los trabajadores analizados.
• Las bases determinadas.
• Los porcentajes aplicados.
• Los intereses.
• Las sanciones.
• Las pruebas valoradas.
• Las respuestas dadas por la entidad a los argumentos del aportante.

No es recomendable aceptar o pagar inmediatamente sin verificar la exactitud de los cálculos.

Paso 12. Presentar recurso de reconsideración cuando corresponda

Si el aportante no está de acuerdo con la liquidación oficial o la resolución sancionatoria, puede interponer recurso de reconsideración.

 

Según la información publicada por la UGPP, este recurso debe presentarse dentro de los dos meses siguientes a la notificación del acto administrativo. Debe formularse por escrito, expresar claramente los motivos de inconformidad y acreditar la representación cuando se actúe por medio de apoderado.

 

Dejar vencer este plazo puede hacer que el acto quede en firme y limitar las posibilidades de defensa.

Paso 13. Atender el pago o la etapa de cobro

Cuando la obligación queda en firme y no ha sido pagada, puede comenzar la gestión de cobro.

 

La UGPP distingue entre:

• Cobro persuasivo, que busca el pago voluntario.
• Cobro coactivo, mediante el cual la entidad hace efectiva la obligación con fundamento en un título ejecutivo.

En el cobro coactivo pueden presentarse mandamientos de pago y medidas cautelares, como embargos.

 

Por eso, la estrategia no debe concentrarse únicamente en responder la primera comunicación. Es necesario acompañar el caso hasta su cierre efectivo.

Errores que deben evitarse durante una fiscalización

Algunos comportamientos pueden aumentar considerablemente el riesgo de la empresa:

• Ignorar la notificación.
• Empezar a recopilar información pocos días antes del vencimiento.
• Entregar documentos sin revisarlos.
• Modificar archivos sin conservar trazabilidad.
• Responder solo desde el área contable.
• Aceptar diferencias sin validar los cálculos.
• Entregar información que contradice declaraciones anteriores.
• No guardar los certificados de radicación.
• Dejar vencer los plazos de respuesta o recurso.

Una fiscalización requiere precisión, coordinación y una estrategia documental clara.

¿Cómo prepararse antes de recibir una comunicación?

La mejor auditoría UGPP es la que se realiza internamente antes de que la entidad inicie la fiscalización.

 

Una revisión preventiva debería incluir:

• Conciliación mensual entre nómina, contabilidad y PILA.
• Revisión de pagos salariales y no salariales.
• Verificación de novedades laborales.
• Control de aportes de contratistas.
• Validación de tarifas y clases de riesgo.
• Organización de soportes documentales.
• Actualización de políticas de compensación.
• Revisión periódica del IBC.
• Capacitación de las áreas responsables.
• Elaboración de planes de corrección.

La prevención permite identificar diferencias cuando todavía pueden manejarse de forma ordenada y con menor impacto financiero.

En Bekar Consultores te acompañamos paso a paso

En Bekar Consultores acompañamos a empresas y trabajadores independientes en procesos de fiscalización de la UGPP, desde la revisión inicial del requerimiento hasta la preparación de respuestas, recursos y estrategias de cumplimiento.

 

Nuestro equipo integra el análisis jurídico, laboral, contable y de seguridad social para identificar riesgos, verificar cálculos y proteger los derechos del aportante.

 

Si tu empresa recibió una comunicación de la UGPP o desea prepararse mediante una auditoría preventiva, actuar antes de que venzan los términos puede marcar una diferencia decisiva en el resultado del proceso.